¿Qué es una nota simple del Registro de la Propiedad y cómo se pide?

Qué dice y qué no dice

Su nombre legal es nota simple informativa (art. 222.2 de la Ley Hipotecaria). Reproduce, en extracto o literal si lo pides, los asientos vigentes de la finca: su identificación, quién es el titular o los titulares de los derechos inscritos sobre ella y la extensión, la naturaleza y las limitaciones de esos derechos, y siempre las prohibiciones o restricciones que les afecten. También puede limitarse a los extremos concretos que pidas (art. 222.5). Desde el 9 de mayo de 2024 se emite siempre en formato electrónico, con el sello electrónico del Registro y un código de verificación, aunque se pueda pasar a papel (art. 222.2).

No te dará el domicilio del dueño. Cuando una entidad urbanística de conservación pidió una certificación con el domicilio de dos propietarios para notificarles, la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública dio la razón al registrador que se negó: es un dato personal sin trascendencia jurídico-patrimonial, ajeno a la finalidad del Registro (Resolución de 3 de junio de 2020). Tampoco recoge, a nuestro entender, las cuotas que el piso deba a la comunidad: esa deuda sigue al piso por ley, sin necesidad de inscribirla («el piso o local estará legalmente afecto», art. 9.1.e LPH), y la nota solo reproduce los asientos vigentes. Saldría si la comunidad hubiera conseguido anotar un embargo.

Lo que sí puede aparecer es una orden de ejecución firme de la Administración, normalmente el ayuntamiento, que obliga a hacer obras de conservación: la ley manda hacer constar su afección sobre el inmueble por nota marginal en el Registro (art. 15.4 de la Ley de Suelo y Rehabilitación Urbana).

Para la comunidad: a quién reclamar las cuotas

Antes de presentar un monitorio, pide la nota del piso. Si el moroso y el titular registral no coinciden, por ejemplo porque quien compró no ha inscrito su escritura, la demanda va contra los dos: contra el deudor, para que pague, y contra el titular registral, para soportar la ejecución sobre el piso (art. 21.2 LPH; Tribunal Supremo, sentencia 211/2015). Si solo demandas al deudor, el registrador no anotará el embargo del piso (art. 20 de la Ley Hipotecaria), y el apremio sobre él se para en cuanto conste en el juzgado, por certificación del Registro, que está inscrito a nombre de otra persona (art. 38). El monitorio paso a paso está en la página del vecino moroso.

La nota te da el nombre, no la dirección: las notificaciones de la comunidad van al domicilio que el propietario haya comunicado al secretario o, si no lo hizo, al piso, y en último caso al tablón (art. 9.1.h LPH).

A nuestro entender, también conviene pedirla antes de una demanda de cesación contra un vecino que molesta, que se dirige contra el propietario y, en su caso, contra el ocupante (art. 7.2 LPH).

Nota simple o certificación

La certificación es la que da fe: la libertad o el gravamen de un inmueble solo se acredita en perjuicio de tercero con una certificación del Registro (art. 225 de la Ley Hipotecaria). Se pide por escrito, en la oficina del Registro o por vía telemática (art. 227), y la firma el registrador con su certificado electrónico cualificado (art. 222.2). Si no coincide con los asientos, mandan los asientos, y el perjudicado puede reclamar al registrador (art. 226). La nota simple no da fe, aunque el registrador responde de los daños por los errores y omisiones al expedirla (art. 222.5).

Y cuesta más. El arancel fija 9,015182 euros por la certificación de dominio de cada finca, 24,040484 euros por la de cargas, incluya o no la titularidad, y 48,080968 euros por la certificación con información continuada (número 4.1, letras a, b y c). La información continuada avisa de cada documento que se presente sobre la finca durante los 30 días naturales siguientes a la certificación, y solo la pueden pedir los titulares registrales, sus cónyuges o sus representantes (art. 354 del Reglamento Hipotecario).

A nuestro entender, para saber quién es el titular y qué cargas tiene un piso basta la nota. La certificación hace falta cuando tienes que probarlo ante otro.

Quién puede pedirla

El Registro es público para quien tenga «interés conocido en averiguar el estado de los bienes inmuebles o derechos reales inscritos»; a las autoridades y funcionarios que actúan por su cargo se les presume (art. 221 de la Ley Hipotecaria). Hay que acreditar ante el registrador un interés legítimo y, si pides por encargo de otro, el encargo. A ciertos profesionales del tráfico inmobiliario, como entidades financieras, abogados, procuradores, gestores administrativos, agentes de la propiedad inmobiliaria «y demás profesionales que desempeñen actividades similares», el reglamento los presume acreditados, siempre que expresen la causa de la consulta y sea acorde con la finalidad del Registro (art. 332.3 del Reglamento Hipotecario).

Interés legítimo no quiere decir tener un pleito abierto. El Tribunal Supremo lo entiende como cualquier interés lícito, «no contrario a derecho», y explica por qué hay que decir para qué se pide: «Sólo si se conoce cual sea la causa y finalidad que pretende el solicitante puede el Registrador enjuiciar si existe o no interés legítimo» (Sala Tercera, sentencia de 7 de junio de 2001, recurso 467/1998). La Dirección General de los Registros y del Notariado, hoy de Seguridad Jurídica y Fe Pública, cuenta entre los fines del Registro la investigación jurídica encaminada a contratar o a «la interposición de acciones judiciales (objeto, titularidad, limitaciones, representación, ...)», pero no la investigación privada de datos no patrimoniales (Instrucción de 17 de febrero de 1998). El registrador decide qué datos excluye de la información (Resolución de 3 de junio de 2020) y vela por la protección de datos (art. 222.6 de la Ley Hipotecaria).

Tu petición queda registrada. Las solicitudes se archivan tres años con los datos de quien las hace, y el titular tiene derecho a saber, si lo pide, quién ha recabado información sobre sus bienes (Instrucción de 17 de febrero de 1998); el sistema por internet deja constancia de quién ha pedido información de cada finca (Instrucción de 10 de abril de 2000, apartado cuarto). El vecino moroso puede enterarse de que la comunidad ha pedido la nota de su piso.

Cómo se pide

En cualquier Registro de la Propiedad, aunque la finca esté en otro distrito: para la nota simple puedes elegir libremente el registrador (art. 222.8 de la Ley Hipotecaria). O por internet, en la web del Colegio de Registradores; según el propio Colegio, pedirla en otro Registro «ha quedado en desuso» porque por internet es «mucho más rápido y cómodo». En los dos casos tendrás que identificar la finca y decir para qué la quieres. Pedida por internet y servida por correo electrónico, el registrador tiene que enviarla en el más breve plazo posible y, en todo caso, dentro de las 24 horas siguientes a la solicitud (Instrucción de 10 de abril de 2000, apartado tercero).

Si lo que quieres son las cuotas de todos los pisos o los estatutos, pide la nota de la finca matriz, que es el edificio, no la de un piso: es en la inscripción del edificio donde constan las cuotas y las reglas del título y de los estatutos (art. 8, número cuarto, de la Ley Hipotecaria). En 2023 una registradora se negó a darla porque, según ella, había que pedir una nota por cada piso y una certificación del edificio. La Dirección General estimó el recurso: la finca matriz sigue vigente aunque cada piso tenga su folio, y su nota se puede pedir en extracto, solo con las cuotas y los estatutos (Resolución de 30 de mayo de 2023).

Cuánto cuesta

El arancel de los registradores fija por la nota simple informativa 3,005061 euros por finca, «cualquiera que sea el número de asientos que contenga el folio registral» (número 4.1.f del Real Decreto 1427/1989). La paga quien la pide (norma general octava). La minuta tiene que detallar cada concepto y el número del arancel aplicado, y decir qué recurso cabe y en qué plazo (norma quinta): se puede impugnar en los 15 días hábiles siguientes a recibirla, ante el registrador o directamente ante la Junta Directiva del Colegio de Registradores (norma sexta).

La petición por internet a través del Colegio tiene su propio precio, que no está en el arancel ni en ninguna otra norma que hayamos encontrado: míralo en su web antes de pagar. El Colegio advierte allí que sus importes no incluyen impuestos.

Gratis, en general, no: el arancel la cobra por finca (número 4.1.f). Quien tenga reconocida la asistencia jurídica gratuita paga solo el 20 % de las notas y certificaciones que pida el juzgado en su pleito o que le sirvan para fundar su pretensión, y nada si acredita ingresos por debajo del IPREM (art. 6.9 y 6.10 de la Ley 1/1996, de asistencia jurídica gratuita). Lo que la ley da gratis es el Catastro: cualquiera puede consultar los datos no protegidos de cualquier inmueble y todos los de los suyos (art. 52.1 del texto refundido de la Ley del Catastro Inmobiliario), y las certificaciones catastrales que se obtienen directamente por internet no pagan tasa (art. 62.2). Pero el Catastro no dice quién es el dueño, como vemos a continuación.

Registro de la Propiedad o Catastro

Son dos registros distintos. El Catastro es un registro administrativo del Ministerio de Hacienda que describe los inmuebles (art. 1.1 del texto refundido de la Ley del Catastro Inmobiliario); el Registro de la Propiedad inscribe los actos sobre el dominio y los demás derechos reales (art. 1 de la Ley Hipotecaria). Si no coinciden, prevalecen los pronunciamientos jurídicos del Registro (art. 3.3 de la ley del Catastro). La ley del Catastro no habla de nota simple: lo que da el Catastro, en su sede electrónica, es la consulta de datos y la certificación catastral (arts. 3.2 y 52).

Para saber quién es el dueño, el Catastro no sirve. El nombre, los apellidos, el código de identificación y el domicilio del titular catastral, y el valor catastral, son datos protegidos (art. 51), y solo se accede a ellos con el consentimiento expreso, específico y por escrito del afectado o en los casos que enumera la ley: notarios y registradores, colindantes, titulares de derechos sobre el inmueble, herederos, Administraciones y jueces, entre otros (art. 53). Las comunidades de propietarios no están en esa lista. Cualquiera puede ver, en cambio, datos como la localización, la referencia catastral, la superficie o el uso (arts. 3.1 y 52.1).

En el País Vasco y Navarra la ley se aplica sin perjuicio de sus regímenes forales (art. 1.2), y el catastro lo llevan sus administraciones forales; la sede del Catastro enlaza a ellos.

Si se vende un piso con deudas de comunidad

Las deudas con la comunidad, a nuestro entender, no salen en la nota: las refleja el certificado de deudas que el vendedor tiene que aportar en la escritura (art. 9.1.e LPH). Quien va a comprar o alquilar una vivienda en oferta puede pedir, antes de firmar y de entregar ninguna cantidad, su identificación registral, con las cargas, gravámenes y afecciones de cualquier naturaleza, y su cuota de participación (art. 31.1.d de la Ley 12/2023 por el derecho a la vivienda). Qué deudas sigue pagando el piso y qué pasa con las derramas, en la página de la venta con derrama pendiente.

¿Están inscritos los estatutos?

Unos estatutos sin inscribir no perjudican a terceros (art. 5 LPH). Inscritos, el Supremo dice que son oponibles a terceros y que obligan al conjunto de los propietarios «y también a los terceros después de la inscripción» (sentencia 320/2020, de 18 de junio).

Si la comunidad quiere hacer valer una prohibición de los estatutos contra quien compró después, lo primero es comprobar en la nota de la finca matriz que está inscrita. Cómo se cambian los estatutos y qué mayoría hace falta, en la página de estatutos.

Si la comunidad está en Cataluña

El Registro de la Propiedad y la Ley Hipotecaria son los mismos, porque la ordenación de los registros es competencia exclusiva del Estado (art. 149.1.8.ª de la Constitución): la nota, quién puede pedirla y el arancel no cambian. Cambia lo que regula el Código Civil catalán. El piso responde de lo que se deba del año en curso y de los cuatro anteriores, no tres, y el certificado de la venta incluye también los gastos y las aportaciones al fondo de reserva aprobados pendientes de vencer (art. 553-5). El régimen se inscribe con una inscripción general para el edificio y un folio por cada elemento privativo (art. 553-9.4), y los estatutos no inscritos no perjudican a terceros de buena fe (art. 553-11.3).

El código catalán no tiene una regla como la del art. 21.2 LPH sobre el titular registral, pero el art. 20 de la Ley Hipotecaria, que es estatal, se aplica igual. A nuestro entender, también allí hay que demandar a quien figure como titular para poder anotar el embargo del piso.

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