Quieres cambiar de administrador. Lo más importante es lo que no te va a devolver.

«Mi administrador cobra y no da señales de vida»

Un administrador que no informa, no responde o no justifica qué inspecciones se han hecho y cuáles están pendientes.

El problema de fondo no es solo el administrador. Es que el expediente técnico del edificio no es tuyo. Está en manos de alguien que puede desaparecer, jubilarse o simplemente no devolverte el archivo.

Derechos y obligaciones del presidente de comunidad

El administrador gestiona. El presidente decide y responde. Por mucho que tu comunidad tenga administrador contratado, la Ley de Propiedad Horizontal (art. 13) deja claro que el representante legal de la comunidad es el presidente. Tienes derechos que no siempre se ejercen — y obligaciones que no se delegan.

Tus derechos frente al administrador

• Exigir toda la documentación de la comunidad cuando quieras. Contratos, certificados de inspecciones, facturas, libro del edificio. El administrador está obligado por el art. 20.e LPH a custodiarla a disposición de los propietarios, no a quedársela. Tú puedes pedirla en cualquier momento, sin esperar a la junta anual.

• Cesar al administrador con acuerdo de junta. El art. 13.7 LPH permite removerlo antes de que acabe su mandato por acuerdo de la junta convocada en sesión extraordinaria, sin exigir causa, y con la mayoría general del art. 17.7. Lo que diga el contrato sobre preaviso o indemnización es otra cuestión: la ley no lo regula.

• Convocar junta extraordinaria por iniciativa propia. No tienes que esperar a la junta anual ordinaria: la junta se reúne también cuando lo considera conveniente el presidente (art. 16.1 LPH), y la convocatoria la haces tú (art. 16.2).

• Pedir las cuentas y el presupuesto. La junta tiene que reunirse al menos una vez al año para aprobar presupuestos y cuentas (art. 16.1 LPH), y preparar el plan de gastos para someterlo a la junta es función del administrador (art. 20.b). La documentación económica está a disposición de los propietarios (art. 20.e).

Qué le encarga la ley al administrador, de qué responde y cómo se le reclama: funciones del administrador de fincas.

Tus obligaciones que no se delegan

• Representar a la comunidad ante la Administración. Los requerimientos del Ayuntamiento o de la comunidad autónoma — ITE/IEE, ascensor, contraincendios, baja tensión — van dirigidos a la comunidad, y quien la representa en juicio y fuera de él eres tú (art. 13.3 LPH), no el despacho.

• Velar por que las inspecciones obligatorias se cumplan en plazo. El administrador puede contratar al técnico, pero la obligación legal de que la inspección se haga (y dentro del plazo de tu CCAA) es de la comunidad. Y la comunidad la representas tú.

• Saber dónde está la documentación (arts. 19.4 y 20.e LPH). El secretario custodia el libro de actas y conserva cinco años las convocatorias, comunicaciones y demás documentos de las juntas (art. 19.4); el administrador custodia la documentación de la comunidad a disposición de los propietarios (art. 20.e). Si no se han nombrado por separado, esas funciones son del presidente (art. 13.5).

• Firmar el acta y dar el visto bueno a los certificados. El acta se cierra con tu firma y la del secretario al terminar la junta o en los diez días naturales siguientes (art. 19.3 LPH). Das el visto bueno al certificado de deudas que pide quien vende su piso, que hay que emitir en siete días y del que respondéis por culpa o negligencia (art. 9.1.e), y al certificado de la deuda para reclamar a un moroso por el monitorio (art. 21.3).

• Incluir en el orden del día lo que pida cualquier propietario. Si un propietario te pide por escrito que la junta trate un asunto de interés para la comunidad, lo incluyes en el orden del día de la siguiente junta (art. 16.2 LPH).

• Requerir al vecino que desarrolle actividades prohibidas. Ante actividades prohibidas en los estatutos, dañosas para la finca o molestas, insalubres, nocivas, peligrosas o ilícitas, el presidente requiere su cese, por iniciativa propia o de cualquier propietario u ocupante, y si persisten, con autorización de la junta, presenta la demanda (art. 7.2 LPH).

• Responder ante propietarios y aseguradoras. La documentación de la comunidad está a disposición de los propietarios (art. 20.e LPH), y ante un siniestro la aseguradora puede pedir información sobre lo ocurrido (art. 16 de la Ley de Contrato de Seguro). El interlocutor eres tú, y necesitas la documentación a mano.

Si la comunidad está en Cataluña

Allí no rige la Ley de Propiedad Horizontal, sino el Libro V del Código Civil catalán. La junta nombra y remueve a los cargos, incluido el administrador (art. 553-19.2.a), por mayoría simple de los propietarios que votan (art. 553-25.2.j), y el administrador responde de su actuación ante la junta (art. 553-18.2). Si es un profesional externo, asume también la secretaría (art. 553-15.2), y el secretario custodia al menos cinco años las convocatorias, los poderes, la documentación contable y los demás documentos relevantes (art. 553-17). La presidencia representa a la comunidad (art. 553-16.1.b) y convoca la junta (art. 553-21.1).

En resumen: el administrador gestiona, pero el presidente decide y responde. Por eso el expediente del edificio debe estar accesible para ti — no encerrado en un despacho que mañana puede no estar.

Pasos para cambiar de administrador de fincas correctamente

1. 1

   Convoca una junta extraordinaria con el cese en el orden del día. La ley permite remover al administrador antes de que acabe su mandato por acuerdo de la junta convocada en sesión extraordinaria (art. 13.7 LPH), con la mayoría general del art. 17.7.

2. 2

   Comunica el acuerdo al administrador actual. La Ley de Propiedad Horizontal no fija un plazo de preaviso. Revisa el contrato: es ahí donde puede estar.

3. 3

   Solicita la documentación completa del edificio. Certificados de todas las inspecciones realizadas, contratos de mantenimiento, actas de juntas, estado de cuentas y datos de proveedores. Es documentación de la comunidad: el administrador la custodia a disposición de los propietarios (art. 20.e LPH).

4. 4

   Haz un inventario de las inspecciones pendientes antes de que entre el nuevo. Es el momento de saber exactamente en qué estado está el edificio.

5. 5

   Da acceso al nuevo administrador al panel con el expediente ya completo. No empieza desde cero — empieza con todo el historial delante.

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