Funciones del administrador de fincas: qué tiene que hacer y cómo reclamarle

Qué es un administrador de fincas

Es uno de los cuatro órganos de gobierno de la comunidad, con la junta, el presidente y el secretario (art. 13.1 de la Ley de Propiedad Horizontal). Aunque se le contrate y se le pague, lo que ocupa es un cargo: la junta acuerda nombrarlo por mayoría, elige a la persona y puede removerla (arts. 13.5 y 14.a).

Lo que no es obligatorio es nombrar a alguien para el cargo: si ni los estatutos ni la junta lo hacen, las funciones de administrador las ejerce el presidente (art. 13.5). Qué supone eso para el presidente lo explicamos en la página de la comunidad sin administrador.

Quién puede serlo y si tiene que estar colegiado

Cualquier propietario, una persona física con «cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida para ejercer dichas funciones» o una corporación u otra persona jurídica en los términos del ordenamiento (art. 13.6). Puede acumular también la secretaría.

La Ley de Propiedad Horizontal no exige estar colegiado. Antes de 1999 la cuestión se discutía: en 1994 el Tribunal Constitucional denegó el amparo a una abogada condenada por una falta por administrar una comunidad, de forma permanente y retribuida, sin estar en el Colegio de Administradores de Fincas. La obligación la sacó del Decreto 693/1968, que creó ese Colegio; de la Ley de Propiedad Horizontal de 1960 dijo que «no prejuzga para nada la titulación necesaria o la colegiación, ni para exigirla ni para dispensarla» (STC 74/1994).

La Ley 8/1999 dio al art. 13.6 su redacción actual, y en 2008 y 2009 el Tribunal Supremo, en su Sala de lo Contencioso, dijo que esa reforma «despeja las dudas» sobre la exigencia de titulación y colegiación, «al menos en lo que respecta al campo de la propiedad horizontal», porque «ha desaparecido el carácter de exclusividad que pudiera haberse atribuido al Administrador de Fincas» (sentencias de 11 de noviembre de 2008 y 31 de marzo de 2009). En 2011 añadió que la sentencia del Constitucional «responde a unas coordenadas normativas distintas» (sentencia de 28 de marzo de 2011).

A nuestro entender, la junta puede nombrar a un profesional que no esté colegiado. La ley le pide una cualificación «suficiente y legalmente reconocida», sin decir qué títulos cuentan, y eso es lo que conviene que acredite antes de firmar. No hemos encontrado ninguna sentencia del Supremo sobre la validez de un nombramiento así, pero su Sala de lo Civil, en un pleito de marcas, ha dicho que «la colegiación no es preceptiva para poder ejercer la profesión de administrador de fincas» (sentencia 485/2026, de 30 de marzo). Estar colegiado es un dato que la junta puede valorar, no un requisito de la Ley de Propiedad Horizontal.

Qué tiene que hacer

El art. 20 enumera sus funciones: velar por el buen régimen de la casa y advertir a los titulares; preparar con antelación el plan de gastos y someterlo a la junta; atender la conservación, disponiendo las reparaciones urgentes y dando cuenta inmediata al presidente; ejecutar los acuerdos de obras y hacer cobros y pagos; actuar como secretario si lo es y custodiar la documentación; y lo demás que le encargue la junta.

Si es secretario-administrador profesional, puede además reclamar judicialmente las deudas de los morosos si lo acuerda la junta (art. 21.2), y emitir el certificado de deudas para el monitorio sin la firma del presidente cuando no vaya a intervenir profesionalmente en la reclamación (art. 21.3). El certificado de deudas para una venta lo firman secretario y presidente, que responden de su exactitud por culpa o negligencia (art. 9.1.e).

Cuánto cobra

No hay tarifa oficial. La Ley de Propiedad Horizontal no fija sus honorarios ni remite a ninguna tabla, y desde 2009 los colegios profesionales no pueden «establecer baremos orientativos ni cualquier otra orientación, recomendación, directriz, norma o regla sobre honorarios profesionales» (art. 14 de la Ley 2/1974). La única salvedad son los criterios para tasar costas y para la jura de cuentas de los abogados (disposición adicional cuarta). El precio es el que pacten la comunidad y el administrador; para las profesiones colegiadas, la ley dice expresamente que su remuneración se fija en régimen de libre competencia (art. 2.1 de la Ley 2/1974).

Lo que se le paga lo aprueba la junta. El plan de gastos lo prepara el propio administrador (art. 20.b) y lo aprueba la junta, con las cuentas (art. 14.b), al menos una vez al año (art. 16.1), y sus honorarios entran ahí. Se reparten como los demás gastos generales, por cuota (art. 9.1.e), y, a nuestro entender, una subida que no esté en el contrato ni en el presupuesto aprobado se lleva a la junta antes de pagarla.

La Ley de Propiedad Horizontal no dice si cobra el vecino que hace de administrador. A nuestro entender, rigen las reglas del mandato: es gratuito salvo pacto, pero se presume retribuido si quien lo asume se dedica a ese tipo de servicios (art. 1711 del Código Civil). El profesional cobra; el propietario, solo si la junta lo acuerda. Con esas mismas reglas, a los dos se les reembolsa, con intereses, lo que adelanten para la comunidad, si no hubo culpa suya (art. 1728).

Qué incluye el precio lo dice el contrato, no la ley. Las funciones del art. 20 son las del cargo, y la junta puede encargarle otras (art. 20.f). Antes de aprobarlo, conviene que el contrato diga qué cubre la cuota y qué se factura aparte (juntas extraordinarias, siniestros, reclamaciones a morosos, certificados) y cómo se actualiza. La ley solo dice quién paga una partida: en el monitorio contra un moroso se pueden pedir todos los gastos de la reclamación, «incluidos los derivados de la intervención del secretario administrador, que serán a cargo del deudor» (art. 21.3).

De qué responde

Como mandatario, responde de los daños que cause por no ejecutar lo encargado (art. 1718 del Código Civil), tiene que ajustarse a las instrucciones y, a falta de ellas, actuar como lo haría "un buen padre de familia" (art. 1719), rendir cuentas y entregar todo lo recibido (art. 1720), y debe intereses de las cantidades que haya aplicado a usos propios (art. 1724). Responde del dolo y también de la culpa, que los tribunales valoran con más rigor si el mandato es retribuido (art. 1726).

Si se queda con dinero de la comunidad o administra excediéndose de sus facultades y le causa un perjuicio, la conducta puede ser delito de apropiación indebida o de administración desleal (arts. 253 y 252 del Código Penal). Eso ya es materia de denuncia, no de junta.

Si quieres cambiarlo

La junta puede removerlo antes de que acabe su mandato en sesión extraordinaria (art. 13.7), y el mandante puede revocar el mandato a su voluntad (art. 1733 del Código Civil). Qué pedirle al despacho saliente y cómo hacer el relevo sin perder documentación lo explicamos en la página de cambiar de administrador.

Si la comunidad está en Cataluña

El administrador gestiona los asuntos ordinarios: toma las medidas para conservar los bienes y servicios, vela por que los propietarios cumplan, prepara cuentas y presupuesto, ejecuta los acuerdos, decide las obras urgentes dando cuenta a la presidencia, paga con autorización de la presidencia gastos urgentes con cargo al fondo de reserva, y responde de su actuación ante la junta (art. 553-18 del Código Civil catalán). Si es un profesional externo, asume también la secretaría (art. 553-15.2).

Sobre el dinero, el Código catalán dice lo que la LPH calla: los cargos no se remuneran salvo que recaigan en personas ajenas a la comunidad, y siempre se pueden resarcir los gastos (art. 553-15.6). A nuestro entender, eso deja sin retribución al propietario que lleve la administración; el profesional externo sí puede cobrar. A este último le pide «las condiciones profesionales legalmente exigibles», sin decir cuáles (art. 553-15.2).

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