Quieres cambiar de administrador. Lo más importante es lo que no te va a devolver.
Cuando una comunidad cambia de administrador, el historial de inspecciones, certificados y contratos suele quedarse en la carpeta del despacho anterior. O peor: en su ordenador. Esta guía explica cómo proteger esa información y cómo tener el control a partir de ahora.
Ver qué inspecciones tiene tu edificio — gratisCatálogo legal
Inspecciones obligatorias por comunidad
Cubrimos todas las inspecciones obligatorias estatales y autonómicas.
«Mi administrador cobra y no da señales de vida»
Es la queja más frecuente en las juntas de comunidades de todo España. Un administrador que no informa, no responde o no justifica qué inspecciones se han hecho y cuáles están pendientes.
El problema de fondo no es solo el administrador. Es que el expediente técnico del edificio no es tuyo. Está en manos de alguien que puede desaparecer, jubilarse o simplemente no devolverte el archivo.
Derechos y obligaciones del presidente de comunidad
El administrador gestiona. El presidente decide y responde. Por mucho que tu comunidad tenga administrador contratado, la Ley de Propiedad Horizontal (art. 13) deja claro que el representante legal de la comunidad es el presidente. Tienes derechos que no siempre se ejercen — y obligaciones que no se delegan.
Tus derechos frente al administrador
Exigir toda la documentación de la comunidad cuando quieras. Contratos, certificados de inspecciones, facturas, libro del edificio. El administrador está obligado por el art. 20.e LPH a custodiarla a disposición de los propietarios, no a quedársela. Tú puedes pedirla en cualquier momento, sin esperar a la junta anual.
Cesar al administrador con acuerdo de junta (mayoría simple). El art. 17.7 LPH permite removerlo en cualquier momento, sin esperar a final de contrato y sin tener que justificar causa. El contrato puede prever indemnización por preaviso, pero no puede impedir el cese.
Convocar junta extraordinaria por iniciativa propia. No tienes que esperar a la junta anual ordinaria. Si necesitas tratar un tema urgente — cambio de administrador, una sanción recibida, una obra urgente — puedes convocarla tú mismo (art. 16.1 LPH).
Pedir rendición de cuentas y estado económico. El administrador debe presentar las cuentas anuales y entregar al presidente cualquier información económica que solicite (art. 20.b LPH). Es tu derecho y su obligación, no un favor.
Tus obligaciones que no se delegan
Representar a la comunidad ante la Administración. Las notificaciones del Ayuntamiento o de la Comunidad Autónoma — requerimientos de ITE/IEE, ascensor, contraincendios, baja tensión — llegan dirigidas al presidente como representante. El interlocutor formal eres tú, no el despacho.
Velar por que las inspecciones obligatorias se cumplan en plazo. El administrador puede contratar al técnico, pero la obligación legal de que la inspección se haga (y dentro del plazo de tu CCAA) es de la comunidad. Y la comunidad la representas tú.
Custodiar la documentación junto con el secretario (art. 19 LPH). Libro de actas, contratos, certificados, libro del edificio. Si toda esa documentación vive físicamente en el despacho del administrador, tu obligación de custodia depende de que él decida devolverla.
Responder ante propietarios y aseguradoras. Cualquier propietario tiene derecho a consultar el expediente. La aseguradora pide certificados cuando hay un siniestro. El presidente es el interlocutor — y necesita la documentación a mano para responder a tiempo.
En resumen: el administrador gestiona, pero el presidente decide y responde. Por eso el expediente del edificio debe estar accesible para ti — no encerrado en un despacho que mañana puede no estar.
Qué pasa cuando cambias de administrador sin tener el control
El nuevo administrador empieza desde cero: no sabe qué inspecciones están hechas y cuáles están vencidas.
La comunidad sigue siendo responsable durante la transición: si hay una sanción en ese periodo, la firma el presidente aunque el fallo fuera del admin anterior.
La aseguradora puede pedir certificados que nadie sabe dónde están: y sin historial documentado, la cobertura queda en entredicho.
Inspecciones que vencen durante el cambio: nadie las detecta si no hay un sistema que avise independientemente de quién gestione.
La solución no es solo cambiar de administrador. Es que el historial del edificio esté en un sitio que sea tuyo, no del despacho.
El expediente digital del edificio que sigue contigo aunque cambies de administrador
FincasAlDía es el panel del presidente, no del administrador. Tú creas la comunidad, tú subes los certificados, tú tienes el historial. Si quieres, invitas a tu administrador para que opere desde el mismo panel. Si cambias de administrador, le revocas el acceso y el histórico sigue siendo tuyo. Cuando llegue el nuevo administrador, le das acceso a un expediente completo desde el primer día.
El historial es tuyo
No del despacho. No del administrador. Tuyo.
Invita y revoca cuando quieras
Tu administrador accede si tú se lo permites.
El cambio no borra nada
El nuevo admin hereda el expediente completo.
Pasos para cambiar de administrador de fincas correctamente
Convoca junta extraordinaria o incluye el punto en la ordinaria. El cambio de administrador requiere acuerdo de la junta con mayoría simple según el art. 17.7 de la LPH.
Notifica al administrador actual con antelación razonable. No hay plazo legal fijo, pero es recomendable mínimo 30 días. El contrato puede establecer otro plazo.
Solicita la documentación completa del edificio. Certificados de todas las inspecciones realizadas, contratos de mantenimiento, actas de juntas, estado de cuentas y datos de proveedores. Esto es tuyo por ley.
Haz un inventario de las inspecciones pendientes antes de que entre el nuevo. Es el momento de saber exactamente en qué estado está el edificio.
Da acceso al nuevo administrador al panel con el expediente ya completo. No empieza desde cero — empieza con todo el historial delante.
FincasAlDía te ayuda con los pasos 4 y 5. El resto depende de tu junta y tu gestor.
Empieza por saber en qué estado está tu edificio hoy
Antes de hablar con ningún administrador nuevo, ten claro qué inspecciones están al día y cuáles no. Gratis, en 2 minutos.
No necesitas registrarte. Recibes el informe por email y decides si quieres seguir.
¿Por qué FincasAlDía y no seguir con Excel?
El Excel no te avisa. No tiene los plazos de tu CCAA. No enlaza al BOE.
Y si se lo llevas al próximo administrador, lo primero que hace es ignorarlo y empezar el suyo.
FincasAlDía es un sistema que vive en internet, al que accedes tú, y que funciona igual con cualquier administrador que invites.
¿Estás en medio del proceso de cambio y necesitas orientación?
Escríbenos. Uno de nuestros asesores puede ayudarte a entender qué documentación tienes derecho a pedir y cómo hacer el traspaso sin perder el historial.
Hablar con nuestro equipoUsamos cookies propias, de Google Analytics y de Google Ads para analizar el uso del sitio, medir nuestras campañas publicitarias y mejorar nuestros servicios. Puedes aceptar todas las cookies o rechazarlas. Consulta nuestra Política de Cookies para más información.